AI in de verloskundigenpraktijk: tijd winnen zonder risico voor cliëntgegevens

Waar AI in de praktijk echt tijd wint

In onze trainingen werken we met een eenvoudige ladder. Op de eerste trede stel je AI een losse vraag, zoals je dat bij een zoekmachine doet. Op de tweede trede geef je context mee: voor wie is het, wat weet je al en wat moet eruit komen. Op de derde trede laat je AI een hele klus doen. Chatten is trede één, de winst zit op twee en drie.

Voor een verloskundigenpraktijk zijn dit klussen waar dat goed werkt:

• Overleg samenvatten. Laat een mailwisseling of de aantekeningen van het teamoverleg ordenen in vier blokken: samenvatting, besluiten, acties met eigenaar en deadline, en open punten.
• Mails in de toon van de praktijk. Een vriendelijke herinnering of een lastig bericht aan een samenwerkingspartner: geef een paar voorbeelden van hoe jullie schrijven en laat AI een eerste versie maken.
• Een nieuwe regeling begrijpen. Plak een openbare tekst, zoals een nieuwe regeling of een wijziging in de cao, en vraag wat er voor jullie praktijk verandert.
• Teksten voor buiten. Een stukje voor de nieuwsbrief, de website of Instagram, of een vacaturetekst als jullie een nieuwe collega zoeken.
• Dicteren in plaats van typen. Spreek je gedachten in en laat AI er een nette tekst van maken. Op een Windows-computer start je dicteren met de Windows-toets en H.

Een handig hulpmiddel daarbij: een vaste lijst met jullie afkortingen en vaktermen, zonder namen. Plak die mee, dan begrijpt AI jullie aantekeningen veel beter.

Zo stel je een vraag die een bruikbaar antwoord oplevert

Het verschil tussen een vaag en een bruikbaar antwoord zit vooral in de vraag. Wij leren het met drie woorden: Rol, Doel en Context. Geef AI een rol, vertel wat je wilt bereiken en wat AI moet weten. Vul dat aan met de vorm die je wilt en de grenzen waar AI zich aan moet houden.

Wat je er nooit in zet

De belangrijkste regel uit onze trainingen is ook de eenvoudigste: zet niets in een gratis AI-tool wat je ook niet openbaar zou delen. Wat je invoert, wordt vaak bewaard op de servers van het bedrijf achter de tool. Dat dit geen theorie is, laat de Autoriteit Persoonsgegevens zien: die kreeg meldingen van datalekken doordat medewerkers persoonsgegevens in een AI-chatbot zetten, waaronder een medewerker van een huisartsenpraktijk die medische gegevens van patiënten invoerde.

Twee aanvullingen die vaak vergeten worden. Gegevens van collega's horen er ook niet in, zeker niet als het om gezondheid gaat, zoals een ziekmelding: AI is geen HR-afdeling en geen jurist. En werkt jullie praktijk met Microsoft 365, gebruik dan Copilot met je werkaccount in plaats van een gratis tool met een privéaccount. Ook dan blijven cliëntgegevens erbuiten.

Wil je toch een gevoelig stuk laten ordenen, haal dan eerst de namen en details eruit en gebruik rollen, zoals 'verloskundige A' of 'de assistent'. In een van onze oefeningen stond een collega met een burn-out ineens met naam in de notulen, omdat niemand de namen eruit had gehaald. Precies het soort slip dat je wilt voorkomen.

Altijd checken, want AI klinkt zeker

AI formuleert overtuigend, ook als het antwoord niet klopt. In een oefening uit onze training liet een AI-tool een begroting nalopen en meldde dat een post ruim binnen budget bleef. In werkelijkheid zat die er bijna 450 euro boven: de tool las het getal dat in de cel stond, niet de formule erachter.

Deze vragen helpen om dat soort fouten te vangen:

• Wat weet je niet zeker, en welke aannames maak je?
• Wat had ik je nog moeten vragen?
• Geef drie tegenargumenten. AI praat je graag naar de mond, dus vraag er bewust om.

Bij alles wat gevolgen heeft, zoals een bericht aan een cliënt, een afspraak met een collega of een bedrag, lees je zelf mee voordat het de deur uitgaat.

Begin met drie afspraken in het teamoverleg

Je hoeft geen dik AI-beleid te schrijven. Drie afspraken op de agenda van het volgende teamoverleg zijn genoeg om te beginnen:

1. Welke gegevens gaan er nooit in? Bijvoorbeeld alles over cliënten en alles over de gezondheid van collega's.
2. Wat controleren we altijd? Bijvoorbeeld bedragen, data en alles wat naar buiten gaat.
3. Welke tool is onze standaard? Liefst een zakelijke versie met een werkaccount, zodat niemand op eigen houtje een privétool gebruikt.

Spreek ook af dat je gewoon mag zeggen dat je AI hebt gebruikt. Geen schaamte, wel transparant: dan kan een collega gericht meelezen.

Zo zetten wij AI in Partura in: voorstellen, niet beslissen

Bij Paraify werken we volgens hetzelfde principe als in onze trainingen: de mens begint, AI doet het werk, de mens beslist. Zo bouwen we ook de AI-planner van Partura. Die stelt een complete planning voor op basis van de regels en de beschikbaarheid van jullie praktijk en lost knelpunten in het rooster op. Jullie beoordelen en houden de regie.

Een paar ontwerpkeuzes die we daarbij bewust maken:

• Eerst een voorstel. De AI-planner werkt in een kladversie. Pas als iemand van de praktijk het voorstel goedkeurt, komt het in het rooster, en dat is altijd weer ongedaan te maken.
• Code rekent, AI legt uit. De verdeling van diensten maken we met gewone, controleerbare rekenregels. Het taalmodel verwoordt waarom een voorstel er zo uitziet. In onze eigen tests zagen we namelijk dat een taalmodel onder druk soms een naam verzint die niet in het team zit. Daarom controleert code elk antwoord.
• Privacy eerst. Elke praktijk blijft in een eigen afgeschermde omgeving, ook voor de AI. En we laten de AI-planner pas met echte praktijkgegevens werken als de privacy daarvoor goed geregeld is, met verwerking binnen de EU.

Zo combineer je het beste van twee werelden: de rekenkracht van de computer en de ervaring van de mensen die het rooster en het team kennen.

Zelf beginnen

Kies één klus die elke week terugkomt, probeer hem met de tips hierboven en kijk na een maand wat het oplevert. Benieuwd hoe de AI-planner jullie roosterpuzzel lichter maakt? Bekijk de prijzen en uitbreidingen of plan een demo.

Paraify, het bedrijf achter Partura, geeft ook AI-trainingen voor teams en ondernemers. Lees meer op paraify.nl.